Automatizace faktur v ABRA Flexi: postup krok za krokem

ABRA Flexi má plnohodnotné REST API a webhooky, takže zapsat fakturu programově není problém. Problém je dostat data z PDF, které přijde e-mailem od dodavatele. Tady se interní týmy často zaseknou a faktury nakonec někdo ručně přepisuje hodiny denně. Tento článek popisuje, jak to zautomatizovat pomocí AI vytěžování, bez výměny ABRA Flexi.

Celý postup má pět kroků a každý jde měřit:

1. Sledování sdílené schránky, typicky faktury@firma.cz.
2. OCR a vytěžení polí (částka, IČO, DIČ, variabilní symbol, splatnost, položky, sazba DPH) s mírou jistoty.
3. Rozpoznání dokladu (faktura, dobropis, zálohová faktura, objednávka), spárování s dodavatelem v ABRA a ověření proti objednávce.
4. Schvalování podle limitů: automaticky pod stanoveným prahem, manažer pro vyšší částky, eskalace po termínu.
5. Zápis do ABRA Flexi přes /c/{firma}/faktura-prijata.json a uložení původního PDF jako přílohy.

Co automatizace neudělá: nepsaná interní pravidla, například „tahle částka jde na středisko XYZ podle textu položek“. Ta je potřeba sepsat na začátku a zapsat jako pravidla, ne nechat na odhadu jazykového modelu.

U faktury vytvořené přímo jako PDF (ne skenované) bývá vytěžení klíčových polí velmi přesné. Skeny od menších dodavatelů jsou složitější a přesnost klesá s kvalitou skenu. Klíčové je nemít iluzi stoprocentní přesnosti a nastavit práh jistoty: pod ním jde doklad k ruční kontrole, místo aby se tiše zaúčtoval špatně.

Druhá vrstva je kontrola proti datům v ABRA. Pokud dodavatel s IČO 12345678 nikdy nefakturoval víc než 200 000 Kč a teď přijde faktura na 1,2 mil. Kč, nejde o běžnou situaci a doklad má jít ke kontrole.

Příklad nastavení ve středně velké firmě: automatické schválení do 30 000 Kč, pokud faktura sedí na existující objednávku a dodavatel je ověřený. Vedoucí útvaru schvaluje do 200 000 Kč, nad tuto částku finanční ředitel. Pravidla mají i časové limity: když vedoucí neschválí do čtyř pracovních hodin, věc se eskaluje. Nic tiše nečeká týden.

Upozornění chodí do Microsoft Teams nebo Slacku, ne dalším e-mailem: interaktivní karta s tlačítky „Schválit“ a „Odmítnout“ a auditní záznam každého kliknutí. Při odmítnutí je důvod povinný, což se hodí při pozdějším sporu s dodavatelem.

REST API ABRA Flexi je solidní, ale má pár pastí. Endpoint /c/{firma}/faktura-prijata.json (nebo .xml) přijímá strukturovaná data s položkami, středisky a sazbami DPH. Důležitá je idempotence: když se zápis kvůli chybě zopakuje, nesmí vzniknout duplikát. Řešením je kontrola čísla faktury dodavatele a IČO ještě před zápisem.

Druhá past jsou limity počtu požadavků. Dávky stovek starých faktur (typicky první týden po nasazení) je potřeba posílat přes frontu s postupně prodlužovanými pauzami mezi pokusy. Třetí past je zpracování chyb: odpověď 400 (chybný formát) znamená opravit data a nezkoušet znovu, odpověď 500 (chyba serveru) znamená zkusit znovu. Jinak se snadno ztratí faktura, kterou pak nikdo nehledá, protože „je přece v systému“.

• Nízká jistota (například 89 % při prahu 92 %): doklad jde ke kontrole a AI předvyplní, co z něj vyčetla. Člověk jen doplní nebo opraví, nezačíná od nuly.
• Neznámý dodavatel: AI připraví návrh nového dodavatele v ABRA z údajů na faktuře, ale bez schválení ho neuloží.
• Duplicitní faktura: shoda variabilního symbolu, IČO a částky zablokuje zápis a pošle upozornění ke kontrole.
• Cizí měna: přepočet kurzem ČNB ke správnému datu podle vašich účetních pravidel, ne automaticky k datu přijetí e-mailu.
• Obrázek bez textové vrstvy: AI to pozná a pošle doklad ke kontrole, místo aby uložila poškozené údaje.

Orientační plán pro firmu s jedním účetním systémem a desítkami dodavatelů:

1. Týden 1: úvodní schůzka, zmapování dodavatelů v ABRA, sběr vzorku 50–100 reálných faktur z posledních měsíců a sepsání schvalovacích pravidel s finančním ředitelem a vedoucími.
2. Týden 2: napojení schránky, OCR, první testy na vzorku a ladění prahu jistoty.
3. Týden 3: napojení na ABRA Flexi a zkušební provoz, kdy AI jen navrhuje a člověk schvaluje; rozbor chyb.
4. Týden 4: ostrý provoz s kontrolou člověkem, denní revize fronty chyb a doladění pravidel. Podíl plně automaticky zpracovaných faktur pak postupně roste.

Náš produkt AI Faktura Inbox je právě tato vrstva nad ABRA Flexi a dalšími účetními systémy s API. Nenahrazuje účetní systém, doplňuje to, co sám nedělá: čtení e-mailů, OCR, rozpoznání dokladů a schvalování. S auditní stopou každé akce a daty uloženými v EU. Jak vytěžování vypadá, si můžete vyzkoušet v ukázce.